今回はエクスプローラの機能の一部である、プレビュー機能についてまとめます。
「エクスプローラでファイルを探してるんけど、検索の読み込みには時間がかかる、どうしよう！」
って言ってきた同期にアドバイスしてみたら…。
「快適！」
なんて言ってました。
意外とエクスプローラの機能ってしらない人多いのかなって感じてこの記事を書くことにしました。ほとんどの社会人の方の会社のPCはWindowsPCであると思います。そんな方々に使っていただきたい「プレビュー機能」ご紹介していきます。
この記事では
なぜプレビューの機能を使うのか？
↓
メリット
↓
機能の設定方法
というおおまかな流れで記事にしたいと思います。
ファイルの作成スキルの以前に大切だと気づいたこと
プレゼンの資料作成やデータの管理等をエクセルやパワーポイントで行うかと思いますが、いかにスピード感をもってファイルの作成に尽力できるかということが重要視されていますよね。
僕もエクセルのマクロや関数、パワポのショートカットで資料作成スピードを爆上げするために毎日必死に頑張っています。
しかし、ファイルの作成もとても大切なことですがそもそもの「ファイル管理」ということも大切な維持管理の仕事だと気づかされました。
しっかりディレクトリを作成してカテゴリ分けをしても「マニュアル」というディレクトリの中に数十個のマニュアルファイルが存在していたり、
「日付とタイトルだけじゃ中身が何書いているかわかんないよ…」なんてことも多々あります。
ドキュメントの管理がうまい組織は強い！ってメルカリの社員さんがおっしゃっていました。（クラウドでの管理や作成の段階とかの話かもしれませんが…）
とにもかくも、エクスプローラのプレビュー機能を活用して目的のファイルへのアクセスを効率よく行いましょう！
なぜプレビュー機能を使うのか？
皆さんはファイルの管理や検索にどれだけ時間をかけていますか？
目当てのファイルを参照するために一回一回ファイルを開いて閉じて、なんて繰り返している方いらっしゃいません？
参照したい目的のファイルを自分自身で把握している場合はすぐに目的のファイルにアクセスすることができると思いますが、
「ファイルサーバにマニュアルがあったと思うから探してみて」
なんてこと言われたときにマニュアルのディレクトリまで進んで見てみると、
「マニュアルのファイル何個あるんだ…」
「このファイル名じゃ何書いているかわかんないよ…」
なんてことがしばしば。エクスプローラの画面左上の検索ツールを使ってもめちゃくちゃ読み込みに時間がかかって、嗚呼…ってなりました。
そんな悩みを少しだけ解決してくれる機能がプレビュー機能で、ファイル管理・検索の効率化を図るためにプレビュー機能を使いましょう！
プレビュー機能とは？
Windowsファイルシステム エクスプローラ画面内で、
ファイルを開かずしてファイルの中身を参照することができる機能です。
プレビュー機能はこんな時に使う
シートの枚数が多い、エクセルのファイルや画像・動画の貼り付け多いパワーポイントのファイルを開くときには時間がかかるときに使うことをおすすめします。
プレビュー機能はファイルを開封する時間を使わずしてファイルの中身を参照することができるので、時短になりますね！
プレビュー機能でできること
１．エクセルの場合
できること
・セルを選択して、文字列のコピーができる
・シートの切り替えで、複数のシートを参照できる
できないこと
・ファイルの中身の編集
プレビューというだけあって、編集ということはさすがにファイルを実際に開かないとできないみたいです。 ただ、コピーはかなり使えますね！
２．パワーポイントの場合
できること
・スライドショーでのプレビュー
→アニメーションも適応される
・スライドのコピー
できないこと
・ファイルの中身の編集
これまたプレビューの機能ともあって編集することはできません。
しかし、スライドショーのアニメーションも適用されている状態になりますし、
スライドのコピーをすることができるのも良いなと思います。
実際にファイル内を編集したいなと思ったらファイルを開くしか他ないですね。
プレビュー機能の適用方法
１．エクスプローラの画面を開く
まずは通常通りファイルを参照するときのように、エクスプローラを立ち上げましょう。
２．メニューバーの「表示」をクリック
３．「プレビューウィンドウ」をクリック
４．プレビューで参照したいファイルをクリック
エクセルの場合だと左のように、パワポは右のようなプレビュー画面になります。
【まとめ】社会人1年目の僕が適用してみて
「僕くん、ファイルの検索とかドキュメントの管理がうまいね」
なんて、PMに褒められたことがあります！テレワークが続き、ZoomやTeamsで画面共有しながら、作業をする日々が続きますが「あのファイルをすぐに共有することができれば！」という瞬間にかなり役立つ機能の一つだと確信しています。
23歳の社会人になりたての方や、ドキュメント検索に課題を抱えている人はぜひ機能の適用を検討してみて下さい！
皆さんの明日からの働き方に少しでも役立つことができれば幸いです。