12/14/2022
起床は9:00。
ダラダラと起床して、歯を磨いて、顔を洗って、テレワークの準備。
毎週水曜日はテレワークの日。
ひたすら個人的な作業と少しの打ち合わせを挟んで、今日も仕事を完遂。
仕事が終わったのは19:50で。
外には出てないし、特に美味しいものを食べてないので、なんとことなさ過ぎる1日になった。
てなわけで、今日は僕の大好きなExcel/スプレッドシートに関する備忘録を綴っていこうと。
この日記では、
「なぜ、僕以外の人のExcelやスプレッドシートでつくられたサマリ資料はパッとしないのか」
という少しイキったテーマで備忘録を作成する。
このテーマで書いておこうと思ったトリガーは、
スプレッドシートやExcelの資料を上司やメンバーに共有すると「おー」「よくできてるね」とコメントをいただくこと多く、かれこれ３年くらいそう言われ続けてることにある。
イキったように聞こえるかもしれないが、あなたが他の誰かよりも突出してできる「走り」とか「筋トレ」、「スポーツ」とか、「勉強」とか、「芸術」についてインスタでアップしているような感覚に近いことだと思ってほしい。
僕はインスタでもなく、こんな日記程度の媒体に綴っているのだから大目に見てほしい。
上のようなコメントをいただくタイミングについては、そのファイルを展開した１秒以内のタイミングが多い。
つまりは表やシート構成を一目みただけでそれが他の何かと違うらしい。
そこで、僕はパッとしない反面教師となる資料をネット等で探して、僕の資料との違いをいくつか考え、分析してみた。
ここでいう「パッとしない」はとても定量的な表現で、誰かにとってはそうは思わないほど当たり前だろうと思うこともあるだろう。
その際は、そっとしておいてほしい。
さて、保険をいくつかかけておいたところで本題へ。
パッとしないスプレッドシートの分析レポート
レポート結果については２点ある。
- いつまでもグリッド線を見せているからパッとしない
- いつまでも黒い罫線で表を作るからパッとしない
以上。
順番に解説していく。
１．いつまでもグリッド線を見せているからパッとしない
【グリッド線】
ワークシート上のセルを区別するために使用
つまりは“ガイド”線。
このガイド線をわざわざサマリ資料で表示させたままにする人がいるらしい。
そもそもExcel・スプレッドシートのような表計算ソフトウエアを活用する用途とは？
個人的な考えとして「データの可視化(サマリ資料としてなど)」「データの蓄積(データベース的な扱い)」だと思ってる。
僕は前提としてこの考えがあるので、資料の見せ方だったり書式も意識してるわけ。
どうもこれらの区別をしていないように見えるのが、グリッド線をむき出しのままのシート。
「あなたの作った表は誰かに見せる用の表なのか、それともデータを集めておくための表なのか」
という話。
「薄いからガイド線なんて気にならないでしょ」
そんなことを思った人は以下の図を比較して見てほしい。
グリッド線ありのシート
グリッド線なしのシート
イケイケのSaaSベンチャー社員の言葉を拝借すると「ノイズが消えてる」というやつ。
たったこれくらいかもしれないが、サマリシートが複雑になればなるほどこの「グリッドなし」が生きてくる。
念を押すが、このシートがデータ入力用のシートであったり、あなた専用のファイルであれば問題ない。
サマリ資料を使ったり、別シートのデータを活用して加工する時などに生きるということ。
要は、不要なものは取り除いてコンマ秒で見るべきところを明確にしようということ。
そういう意味でいうと「印刷範囲の設定」なんかも大切だと思う。
スプレッドシートだと不要な行・列を削除するとこうなる
データや記載されている情報の「囲い」を示すと見る側にとっても優しい資料になるし、これ以降先にデータ・情報はないという「暗黙の示し」になる。
ノンランゲージデザインということです。
イケイケのSaaSベンチャー社員っぽくいうと。
２．いつまでも黒い罫線で表を作るからパッとしない
最近は「ピボットテーブル」や「テーブル機能」が搭載され、“見せる”表にするためのカスタマイズも容易になったが、ほとんどExcel・スプレッドを使わない方にとっては上の機能はなんてこっちゃ状態だと推測する。
それでみなは罫線を使うわけだ。
ただ黒い色の罫線を。
黒色だけしか使わない罫線
薄い線と点線を使って罫線を引くと上のようになる
薄い色の罫線と点線を使うだけで、列と行がはっきり見えてセルに入力された文字も見やすい。
点線の罫線ってどこで使うの？
と思っていた方は上のような感じで使うと良いかも。
まとめ
ブログ記事でなく、日記というカテゴリにレポートを綴っていこうと思ってしまったがために、かなり雑になってしまった。
言いたいことは１つ。
そもそも僕が作るシートは「見せるシート」か「データを蓄積するシート」かを意識すること。
以上。
関数と可視化のやり方ができれば、誰かにとっての良い右腕になれる。
それを実感しながら日々働いてる。
日本人はExcelが嫌いだからもっと楽なデータ蓄積/可視化を求めて、SaaSやソフトウエアを導入するけど無料のスプレッドシートやExcelでも十分代替できることはあって、知らずにやり過ごしてるだけ。
「これくらいの要件なら、Excel/スプレッドシートでよくないですか？僕作りましょうか？」
といって、幾度となくスーパーマンになろう。
ユーザ×月額を緻密に算出してその浮いたお金を上長に提出して、次の人事考課で給与アップを打診しよう。
利益を上げるよりも、コストを削るほうが簡単だし、会社としては非常に嬉しい。
Q.E.D
12/14/2022